Por: Mario Cantón, Director de Marketing y Consumer Experience de Steelcase en México
Las salas de juntas son algunos de los espacios más multifuncionales de las oficinas; desde, videoconferencias, reuniones grandes o de sólo un par de personas, fiestas y hasta cursos se llevan a cabo en ellas. Sin embargo, pocas veces se diseñan para cubrir todas esas necesidades.
Este suceso común en los entornos laboral ha sido identificado por los expertos de Steelcase, quienes aseguran que, aunque a primera vista podría parecer que no genera un problema más allá de la logística, no utilizar de forma eficiente los espacios limita a los líderes y empleados a tomar buenas decisiones evitando que las organizaciones se guíen de una manera fundamentalmente más positiva. Con base en esta idea, te presentamos cincos pasos para reimaginar tus espacios y aprovechar mejor tus salas de juntas.
- Define las salas que más utilizas. Si cuentas con uno o varios espacios, determina cómo, cuándo y de qué manera se organizan para hacer uso de estos. Esto te ayudará a determinar las verdaderas necesidades de tu entorno laboral.
- Agrega las herramientas necesarias. Habilita todas las herramientas necesarias desde la planeación del espacio. Esto incluye pizarrones, pantallas, proyectores, dispositivos para realizar llamadas en conferencia y reservar salas.
- Crea espacios alternativos. Es probable que algunos empleados opten por recurrir a una sala de juntas para tomar una llamada importante, tener una entrevista o reunión pequeña o simplemente despejarse. Si bien es parte de su definición, las salas de juntas principales deben reservarse para grupos más grandes con otras necesidades. Puedes crear espacios más pequeños que cumplan con funciones que den mayor flexibilidad y disponibilidad a tus empleados para sus diferentes actividades.
- Conviértela en un entornos resiliente. Según la opinión de diseñadores de Steelcase, las salas de juntas promedio tienen cerca de 75% de espacios desperdiciados. Algo problemático, sobre todo si tienes una oficina reducida. En este sentido, recomiendan optar por crear un entorno adaptable. Para ello, puede recurrir a paredes y mobiliario reconfigurable.
- Presta atención a la personalidad. Diferentes formas de trabajar, también implican diferentes tipos de trabajadores. Existen algunos que podrán sólo enfocarse en la funcionalidad, pero muchos, sobre todo en las generaciones más jóvenes, prefieren tener espacios que los inspiren. El enfoque en el bienestar y en la adaptabilidad se relaciona directamente con la creación de espacios donde las personas se sientas satisfechos, lo que, a su vez, resulta en empleados mucho más comprometidos, según revela el reporte global de Steelcase.
Usar los espacios de manera más inteligente y procurar que estos jueguen la función correcta es vital para convertir una simple oficina, en un ecosistema de trabajo más productivo y dinámico, el cual genera mejores resultados en lo individual, lo grupal y a lo largo de toda la organización. En otra palabras, reinventar una sala de juntas sirve más que sólo para tener sesiones más efectivas, sino para crear el entorno ideal en que las personas pueden innovar.